Ttong quá trình nhập dữ liệu, tính toán và xử lý dữ liệu trên bảng tính Microsoft Excel có nhiều lúc các bạn cần phải in ra giấy để tiện cho việc sử dụng. Trước khi thực hiện in ấn bạn cần phải thực hiện vài thao tác, thiết lập các thông số trước khi in dữ liệu trong bảng tính Excel.

Chủ đề chính của bài viết hôm nay mà blogmayin.com đang đề cập đến đó là sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện thêm một số thủ thuật khi in bảng tính trong Microsoft Excel. Để có thể in được, hiển nhiên chúng ta cần đến 1 chiếc máy in hoạt động bình thường, hãy kết nối máy in với máy tính và làm theo chúng tôi nhé.

Giới thiệu và Hướng dẫn in ấn trong Microsoft Excel

Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ dẫn các bạn đọc những thông tin chính về Excel đồng thời hướng dẫn mọi người học cách in ấn dữ liệu trong Excel.

Excel là gì? Excel được sử dụng cho những ngành nghề nào?

Khái niệm Excel:

Excel là một ứng dụng của Microsoft Office giúp người dùng tạo ra các bảng tính (Table) cùng với nhiều tính năng hữu dụng, công cụ, công thức giúp cho việc tính toán dữ liệu của các bạn trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.

Excel thường được sử dụng trong những công việc nào?

Thực tế cho thấy ứng dụng Excel có thể sử dụng được hầu hết tất cả các ngành nghề có trên thị trường như:

+ Kế toán: Ngành này sử dụng Excel rất nhiều.

+ Nhân sự: Lập danh sách nhân viên, công nhân, tính lương,…

+ Hành chính: Chấm công, Theo dõi văn phòng phẩm…

+ Kỹ sư: Dùng Excel để tính toán những việc liên quan đến công trình xây dựng, thuật toán…

+ Giáo viên: Dùng Excel để lập danh sách các học sinh trong lớp, Lập bảng tính điểm, Lập danh sách các phòng thi,…

Và nhiều ngành nghề khác nữa các bạn có thể tham khảo thêm trên Google nhé.

Từ lâu chúng ta đã biết tính năng in ấn trong Excel khá hay, thử nghĩ xem khi các bạn in danh sách bảng điểm, có tới khoảng 10 cột cho mỗi môn, lớp 100 người nghĩa là bạn sẽ phải in khoảng 5 trang. Những bạn ở trang sau khi coi điểm lại phải quay lại trang trước để coi điểm đó là môn gì.

Với điểm này các bạn hoàn toàn có thể xử lý thông minh hơn với chức năng chọn “Rows to repeat at top” trong Print Titles (ở tab Page Layout). Nhiều người cho rằng Excel vốn chỉ dùng thống kê, rồi coi trong nội bộ, hiếm khi in ấn ra nên họ chẳng quan tâm. Đừng phạm phải sai lầm này nếu bạn là nhân viên văn phòng thông minh nhé!

Sau đây mình sẽ hướng dẫn In ấn trong Excel

ĐỊNH DẠNG, CÀI ĐẶT TRANG IN: Có hai cách để các bạn lựa chọn cho trang in trước khi thực hiện công việc in ấn.

H1: 1. CÁCH 1: Sử dụng hộp thoại Page Setup

Để sử dụng hộp thoại này, từ mục MENU FILE các bạn hãy nhấn chọn Biểu tượng Page Setup ở phía góc phải dưới của nhóm lệnh Page Setup.

Sau khi hộp thoại Page Setup xuất hiện:

** Chọn Tab Page:

Trong đó, mục:

+ Oriention: Xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng nhỏ để tùy chọn.

Portrait: In dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.

Landscape: In dữ liệu ra theo chiều ngang của trang giấy.

+ Scaling: Xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn như sau:

Adjust to: Cho phép thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%.

Fit to: Tính năng thay đổi độ rộng, chiều cao vừa khít theo chiều ngang của giấy.

Wide by: Giúp bạn thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.

Pager Size: Lựa chọn các khổ giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.

Print Quality: Lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất lượng in. Thông thường người bạn chọn 600 DPI.

Fist Page Number: Chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính có nhiều số trang.

+ Phía bên phải: Ba nút Print… (In trang tính), Print Preview (Xem lại trang tính trước khi in) và Options… (Xem lại việc cài đặt máy in).

** Chọn Tag Margins: Để thay đổi lề trang.

Trong đó:

+ Top: Xác định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1Inch.

+ Header: Xác định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.

+ Left: Xác định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.

+ Right: Xác định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.

+ Bottom: Xsác định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.

+ Footer: Xác định khoảng cách của tiêu đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.

+ Chức năng Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.

+ Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.

+ Nhấp các nút Print… , Print Preview và Option… để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.

** Chọn Tab Header / Footer: In các tiêu đề đầu và cuối trang.

Trong đó:

+ Header và Footer: Chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.

+ Custom Header: Tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý.

Các bạn hãy nhấp vào nút Custom Header hoặc Custom Footer để hệ thống hiển thị hộp thoại Header (or Footer) hiện lên màn hình laptop như sau đây:

Phần tạo tiêu đề đầu trang có vào mục bạn cần chú ý:

Mục Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên trái của trang giấy.

Mục Center Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa trang giấy.

Mục Right Section: nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.

Cuối cùng, bạn hãy nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.

2. CÁCH 2: Sử dụng thanh công cụ Ribbon

Từ thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn Tab Page Layout.

+ Tab Margin: Căn lề cho trang in, bạn nhấp chọn mục lệnh này một danh sách xuất hiện.

Chúng ta có thể chọn các mẫu có sẵn hoặc nhấp mục Custom margin… để có thêm các lựa chọn. Sau khi chọn lệnh Custom Margin hộp thoại Page Setup xuất hiện.

+ Orientation: Chọn chiều cho trang giấy in, nhấp chọn lệnh này chúng ta sẽ có hai lựa chọn Portrait (in theo chiều dọc của khổ giấy) và Landscape (in theo chiều ngang của khổ giấy)

+ Size: Chọn khổ giấy cho trang in, bạn nhấp chọn lệnh này một danh sách liệt kê các khổ giấy xuất hiện, thông thường chúng ta chọn khổ giấy A4 để in các văn bản. Ngoài những mẫu có sẵn bạn cũng có thể chọn More page size để tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng

+ Print Area: Chọn vùng in, đầu tiên bạn chọn vùng dữ liệu cần in sau đó nhấp chuột vào biểu tượng này chọn Set print area.

Như vậy khi thực hiện in ấn máy tính chỉ in vùng dữ liệu mà bạn đã chọn và thiết lập là vùng in ấn. Nếu muốn hủy đánh dấu vùng in ấn bạn chọn lại vùng dữ liệu đã thiết lập lúc trước nhấp chọn lại biểu tượng Print Area chọn Clear print area.

+ Print title: Trong trường hợp muốn tiêu đề cho tất cả các trang bạn chọn lệnh này. Hộp thoại Page setup xuất hiện và trỏ tới Tab Sheet.

Bạn nhấp chọn vào ô vuông nhỏ phía bên phải của mục Row to repeat at top:

Một hộp thoại nhỏ (Page setup – Rows to repeat at top) xuất hiện bạn nhấp chuột chọn tới dòng tiêu đề cần in cho tất cả các trang, khi đó địa chỉ của dòng được chọn sẽ được lấy vào hộp thoại xuất hiện lúc trước.

Tiếp theo bạn nhấn Enter để xác nhận và nhấp Ok trong hộp thoại Page Setup để lưu lại những thay đổi.

XEM VÀ THỰC HIỆN IN ẤN: Có hai cách thực hiện.

1. CÁCH 1: Nhấn biểu tượng Print trên thanh Quick Access Toolbar

Với cách này văn bản sẽ được in tất cả các trang ra máy in mặc định trên máy tính. Với văn bản chứa nhiều nội dung bạn không nên sử dụng cách này vì dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy giữa trừng vì in quá nhiều trang cùng một lúc.

2. CÁCH 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P hoặc nhấp chọn nút Office Button. Cửa sổ Office Button xuất hiện bạn chọn mục Print.

Khung bên trái chứa các tùy chọn in ấn, khung bên phải là màn hình xem trước khi in của trang văn bản đầu tiên. Dưới đây là ý nghĩa và cách tùy chọn các tham số trước khi in ấn:

+ Number of copies: Số bản sao chép từ bản in, ví dụ bạn muốn in hợp đồng thành 2 bản để gửi khách hàng và lưu lại bạn điền giá trị là 2.

+ Print: Chọn máy in để in văn bản, trong máy tính có rất nhiều máy in khác nhau vì vậy bạn cần phải chỉ định máy in sẽ in văn bản, nếu không Microsoft Word 2013 sẽ lấy máy in mặc định của máy tính.

+ Print What: Cho phép tùy chọn các trang in, bạn nhập vào trang bắt đầu in trong mục Pages và trang cuối cùng được in trong mục To.

Ngoài ra bạn có thể nhấp vào Active Sheets để có thêm tùy chọn: Active sheets (Chỉ in Sheet hiện thời); Entire workbook (In toàn bộ các Sheet có trong WorkBook); Selection (Chỉ in vùng dữ liệu được chọn); Other Settings (Các tùy chọn khác khi in ấn).

+ Collated: Khi in copy thành nhiều bản, bạn có thể chọn mục Collated để in từng bộ (lần lượt từng trang và bắt đầu lại khi hết trang cuối cùng) hoặc chọn UnCollated để in liên tục (hết các bản copy của trang đầu tiên rồi mới đến trang kế tiếp)

+ Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc.

+ Chọn khổ giấy cho văn bản.

+ Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in.

Cuối cùng bạn nhấp chọn nút Print để thực hiện in văn bản.

CHÚ Ý: Trước khi kích nút OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in nha.

Bài viết trên đây mình đã hướng dẫn các bạn đọc thực hiện từng chi tiết cụ thể về các thủ thuật in ấn trong EXCEL. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian để tham khảo bài viết này, nếu có gì thắc mắc bạn có thể để lại lời bình luận bên dưới bài viết mình sẽ trả lời giúp bạn.

Chúc các bạn thành công!